数据保留政策的制定与管理指南

任何关于数据保留的讨论都不可避免地涉及法律因素，这使得该话题成为IT专业人士倾向于回避或避而不谈的内容。坦率地说，人们不能因此责怪他们，因为有关哪些数据可以删除的决策具有重大的法律影响。另一方面，若未能及时制定数据保留决策，则会增加存储成本，并同样可能引发法律后果。鉴于上述背景，本文将概述制定数据保留政策时需要考虑的关键因素。

为便于讨论，本文中所称“记录”是指具有业务意义的计算机系统数据，而非全部数据。尽管纸质记录具有类似特征，但本次讨论聚焦于计算机系统数据。

数据保留政策的重要性

电子数据保留策略主要有三个目标，概括如下：

• 为便于日后使用和检索，保存重要记录和文件

• 
  

• 处理不再需要的记录和文件

• 
  

• 为日后查阅整理记录

当我们进一步分析上述列表时，便会迅速意识到，第一点是数据保留的主要原因。我们之所以保留数据，是因为我们认为这些数据日后可能派上用场（因其代表着丰富的知识与资源），或出于法律合规需要。第二点则阐明了制定策略的必要性——除非确属必要，否则我们并不希望无限期地保留所有数据。第三点强调：倘若在需要时无法及时定位并调取相关记录，那么单纯的数据保留便毫无意义。

制定数据保留政策的动因

数据保留政策的目的已明确阐述。然而，仍存在若干影响该政策的业务因素：

• 减少数据量以降低成本

• 以更低的成本简化数据管理

• 遵守法规（法律法规、隐私保护）

降低数据存储成本可能会推动许多数据保留策略的实施。除了基本的存储成本外，管理复杂的存储和备份环境也会产生相关成本，并对数据中心的扩展造成影响。虽然数据去重技术在一定程度上有所帮助，但其主要作用是缓解影响，而非解决根本原因。换言之，压缩数据固然重要，但减少需要压缩的数据量效果更佳。

哪些数据应当保留，哪些数据应当删除？

数据保留的首要考虑因素是合规性要求：即贵公司依法必须保留哪些数据、保留多长时间。在制定数据保留策略时，需首先对数据进行分类。分类过程中需关注的一些关键点包括：

• 该数据是否为临时记录？日志文件、草稿以及工作文档的副本可被归类为临时记录，通常不适合长期保存。

• 数据是否主要由知识属性构成？ 此类数据只要仍有用，就应予以保留，直至其过时为止。

• 
  

• 该数据是否为长期保存记录？ 合同、纳税申报表、患者信息或商业秘密等文件必须按规定期限保存，有时需永久保存。

• 该数据是否受信息自由法和隐私保护法约束？ 在此类情况下，文件须保存特定期限后方可强制销毁。

• 这是合法的业务数据吗？ 员工经常在公司存储设备上保存个人非业务数据，例如音频或视频文件。

• 数据是否会在法律活动中被纳入司法取证范围？ 在某些情况下，缺乏明确的数据保留政策会给被告方带来困难，并增加文件取证成本，因为查找与诉讼相关的文件需检索所有相关文档。

最后提到的这一点，应成为制定全面且可执行的数据保留政策的最强有力动因。某些数据（例如税务记录）依法必须保存特定时长，而其他数据则必须予以删除。例如，2006年4月，美国最高法院颁布了关于关键证据和电子发现的新规则，明确指出企业无需无限期保留所有数据。该规则 规定：若企业能够证明其数据删除行为属于可预见、可重复的业务流程，则可获豁免。标准化、常规化、自动化且可验证的电子邮件删除，或许正是此类行为的最佳范例。值得强调的是，数据保留政策不仅要易于理解，还须切实可行、便于管理与执行。为实现这一目标，数据分类的类别应尽量精简。

管理数据保留策略

我们已探讨了制定数据保留策略的目标、动因及关键选择要点，但仍有一个问题悬而未决：谁负责制定和管理该策略？回溯至纸质文档管理时代，这一职责由档案管理员承担；然而，随着纸质文档在许多企业中逐渐消失，这一岗位也已不复存在。制定一项策略需要存储管理员、应用负责人及高管团队通力协作。 实际操作中，IT部门可能需牵头推动并管理数据保留工作，以此作为控制存储容量增长的重要手段。

政策本身不应过于复杂，而应以一份文件形式加以概括，明确说明如何遵守该政策以及数据保留的具体细则。如前所述，该政策必须具备可操作性和可执行性。初期应聚焦于可以或必须删除的数据，后续再根据实际需要逐步扩展。政策文档须经公司法律顾问审阅，并获得所有管理部门的支持。该政策应被视为全公司范围的正式政策，而非仅限IT部门采用的最佳实践文档。政策需适时修订，因此应每年进行一次复审，以确保其持续适用。数据发现与归档软件可在这一过程中发挥作用，因为没有人愿意手动搜索并删除数据。自动化软件可通过识别、迁移，最终删除数据（例如将数据归档至存储系统）来保障合规性。

数据保留，尤其是数据删除，是一项复杂的工作，绝不能掉以轻心。对于无需保留的数据，一旦确认其不存在法律上的保留要求，即应予以删除。必须再次强调：寻求法律意见十分必要。各组织不应因不熟悉相关法律法规，就回避这项既重要又简单的任务。一份清晰易懂的数据保留政策所带来的益处，远超其制定与实施所付出的努力。

始终备份关键数据

在制定和执行数据保留策略时，选用合适的工具可显著简化管理流程并提升合规性。Vinchin 备份与恢复 是一款全面的数据保护解决方案，专为保护虚拟化、云环境及物理环境而设计。它支持多种平台，包括 VMware、Hyper-V、Proxmox、XenServer、oVirt 等。
该软件提供数据去重、压缩以及灵活的备份与恢复选项，确保存储资源高效利用并实现快速恢复。

它还提供灵活的数据保留方式，支持按天、按备份点数量或按备份链保留备份数据。该机制可适配多种应用场景及不同的RTO/RPO策略，大幅提升了数据管理的灵活性与便捷性。

使用 Vinchin 备份与恢复备份虚拟机非常简单：

1. 选择备份对象。

2. 选择备份目标位置。

3. 配置备份策略。

4. 审核并提交任务。

以下是功能齐全的15天试用版！或者，您可联系我们，告知您的具体需求，我们将为您量身定制适用于您IT环境的解决方案。

                                                               

下载免费试用版

适用于多种数据备份

                           

* 15天全功能免费安全下载

数据保留策略常见问题

1. 问：数据应保留多长时间？

保留期限因数据类型、行业法规及组织需求而异。相关政策通常依据《通用数据保护条例》（GDPR）、《加州消费者隐私法案》（CCPA）及其他法规，以及行业标准和内部要求制定。

2. 问：数据保留与数据归档有何区别？

数据保留是指数据保存的时间长度，而数据归档则是指将不再活跃使用的数据移至存储系统中以进行长期保存。

结论

数据保留政策不仅仅是一项合规工具，更是一项战略资产，可保护数据、降低风险并优化成本。通过制定明确的数据保留规范，您能够从容应对复杂的监管环境，保障敏感数据安全，并维持运营效率。主动且战略性地实施数据保留政策，不仅有助于最大限度地降低风险，更能为构建更高效、更具韧性的数据管理方式奠定基础。